Manajemen
Waktu
Kelompok
3 :
2KA13
Erick Bashir 12112525Kasman wicaksono 14112041Maria Ulfa 14112431Riri Rizabil 16112442Rani Anggraeni 16112023Rama Heriance 15112909
UNIVERSITAS
GUNADARMA
2014
Kata
Pengantar
Puji dan syukur kami
panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Manajemen Waktu” untuk mata kuliah Teori Organisasi Umum ini
dengan tepat waktu. Pengembangan pembelajaran dari materi yang ada
pada makalah bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan waktu yang
kita miliki sehingga akan memberikan dampak yang positif bagi kita di
kemudian hari.
Manajemen waktu yang baik
sangatlah penting bagi hidup kita dan masa depan kita. Seperti yang
penulis bahas dalam makalah ini, seluruh elemen dalam time management
sangatlah berkaitan dengan satu dan lainnya. Dalam penulisan makalah
ini pula, penyusun banyak melakukan referensi dari berbagai sumber
yang ada, sehingga hasil yang maksimal dapat dicapai.
Dalam penyusunan makalah
ini, masih banyak kekurangannya. Untuk itu, penyusun mengharapkan
kritik maupun saran demi perbaikan yang akan datang. Akhirnya
penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah
membantu penyusunan makalah ini.
Depok, Maret 2014
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Manajemen waktu yang baik
adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan
skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita
tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar
pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang
mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.
Letakkanlah aktifitas
yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan
baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang
prioritasnya.
Teori manajemen waktu ini
akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi
setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan
manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi
atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita
sehari-hari.
Manajemen waktu bertujuan
kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak
dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi
manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu
penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan
pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.
Teori manajemen waktu ini
akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi
setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan
manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi
atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita
sehari-hari.
- TUJUAN
- Mahasiswa mampu menjelaskan defenisi manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan langkah langkah manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan hal hal penting manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan hambatan manajemen waktu
- Mahasiswa mampu menjelaskan kiat kiat manajemen waktu
BAB
II
PEMBAHASAN
- DEFINISI MANAJEMEN WAKTU
Kata
Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno
ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur (wikipedia). Dalam
Encylopedia
of the Social Sience
dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan
suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Berdasarkan kamus
umum Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat ketika
proses perbuatan atau keadaan berlangsung atau berada. Dari definisi
tersebut, tentu kita dapat memahami bahwa, apabila membahas tentang
waktu sebagai suatu rangkaian saat ketika proses berlangsung, maka
berarti yang dibahas adalah suatu peristiwa atau kejadian yang lalu
atau yang akan datang.
Manajemen
waktu yang baik akan menghasilkan produktivitas yang maksimal,
memang akan sangat sulit untuk dapat memanfaatkan waktu dengan
maksimal namun jika suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan dalam
suatu target kerja maka mau tidak mau harus dikerjakan tepat waktu.
Seseorang yang mengerjakan suatu kegiatan hanya berdasarkan pada
pemenuhan atas suatu target maka akan merasakan beban kerja yang
sangat berat karena akan merasa dikejar-kejar oleh waktu. Padahal
hakikat waktu itu sendiri adalah suatu hal yang baik dimana waktu
dimiliki oleh semua orang dengan bentuk yang sama serta dengan durasi
yang sama juga. Tidak seorangpun yang dapat menghentikan waktu atau
membuat waktu berulang. Jadi ada baiknya kita dapat memanfaatkan
waktu dengan sebaik-baiknya dengan melihat esensi waktu yang sama
setiap orangnya maka untuk membuatnya berbeda adalah dengan
pemanfaatan yang maksimal sehingga hasil yang didapat setiap orang
pun berbeda-beda.
Manajemen
waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan
dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini
perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari
daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan
yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.
Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk
segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain
yang kurang prioritasnya.
Teori
manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang
tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan
menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh
perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan
aktifitas kita sehari-hari.
Singkatnya
manajemen waktu merupakan suatu pengasetan, perkembangan, dan
pengendalian yang berhubungan dengan apa yang kita kerjakan sehingga
akan menghasilkan sesuatu yang maksimal. Entah dalam aktifitas
kantor, rutinitas sehari-hari, di sekolah, kampus, ataupun untuk diri
kita sendiri. Jadi semua yang kita lakukan sudah di set secara
teratur oleh sebuah sistem yang terkendali.
- JENIS-JENIS WAKTU
- Waktu yang sulit diatur :
Hanya untuk memenuhi
kebutuhan Primer : makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan
kekeluargaan. Wktu ini tidak dapat digunakan untuk
kepentingan-kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk
menjaga keseimbangan hidup manusia. Penggunaan waktu ini harus
bijaksana, tidak dapat dilebih-lebihkan ataupun disia-siakan.
- Waktu yang dapat diatur :
Waktu yang ditemukan
dalam aktivitas kerja manusia dan sebagian dalam kehidupan pribadi
manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :
- waktu-waktu prima ( waktu puncak), dimana semangat dan etos kerja tinggi, misalnya pada pukul 07.00 dan pukul 19.00
- waktu – waktu lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat akhir kerja seperti pukul 15.00 dan pukul 22.00
Tantangannya adalah
bagaimana manusia dapat memanfaatkan waktu –waktu secara effektif.
- MEMANFAATKAN WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF
Mengerjakan tugas-tugas
yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini
semangat sedang tinggi dan kemampuan otak sedang baik. Dan jangan
mengerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tugas
berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya
pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda
hingga hari berikutnya.
- LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA WAKTU
Kebiasaan mengatur atau
mengelola waktu merupakan upaya untuk memanfaatkan waktu sekarang ini
sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan yang jelas, rencana dan
prioritas utama, tetapi kita tidak mengelola saat-saat sekarang
ini dengan baik.
Kita tenggelam dalam
hal-hal yang menyebabkan waktu kita terbuang, sehingga menyebabkan
tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas tercampur aduk dan kita harus
memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan mengatur waktu
merupakan kebiasaan pribadi sukses terpenting.
- HAL HAL YANG PENTING DALAM MENGELOLA WAKTU
- Mempelajari tujuan, rencana dan prioritas
- Membuat rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian
- Menentukan tingkat urgensinya
- Menentukan hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain
- Melakukan prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.
- Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai
- Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.
- Menyiapkan Tabel Kerja Harian
- Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.
- Membuat tabel yang praktis, agar mudah dibawa
- Tabel berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.
- Alokasi waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
- Padukan aktivitas yang serupa
- Alokasikan waktu khusus untuk setiap tugas.
- Mengkaji lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak penting.
- Membuat rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.
- Alokasikan waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman –teman.
- Komitmen pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah sedikit sesuai situasi.
- HAMBATAN DALAM MANAJEMEN WAKTU
- Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan yang kurang diminati.
- Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang suli
- Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.
- Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting.
- Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.
- Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
- Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutannya.
- Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
- WAKTU YANG TERBUANG
- Waktu yang sulit diatur :
- Terbuang karena faktor internal.
Hitunglah berapa banyak
waktu kita untuk : makan, nonton TV, baca Koran, berbicara panjang
lebar ditelepon, mengendarai mobil / motor ke kampus, dan masih
banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.
- Terbuang karena faktor eksternal :
Hitunglah berapa banyak
waktu anda untuk : menerima tamu, menghadiri undangan, begadang sama
teman-teman, kegiatan social lainnya yang sangat banyak menyita waktu
kita.
- Waktu yang dapat diatur :
- Terbuang karena faktor internal : melamun, membaca Koran, berkirim sms berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing internet di sela waktu kerja.
- Terbuang karena faktor eksternal : Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman, menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak, kedatangan tamu.
- MENGHINDARI TERBUANGNYA WAKTU
Dalam kehidupan kita, ada
saja hal-hal yang mendesak, yang muncul yang membuat rencana kerja
kita menjadi berantakan, misalnya mendadak kita sakit atau
memdadak dosen sakit sehingga waktu kuliah hari itu kosong. Apa
yang kita lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk
mengantisipasi hal-hal tersebut, perlu langkah-langkah sebagai
berikut :
- Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda
Tujuan jangka panjang
yang diwujudkan secara bertahap melalui tuuan-tujuan jangka pendek
harus dievaluasi, termasuk skala prioritas yang sudah ditetapkan
- Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja
Tentukan tanggal-tanggal
pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan tugas mencakup waktu mulai
dan batas akhir, sehingga mempermudah pencapaian tujuan anda.
- Buat daftar pekerjaan harian
Membuat daftar tabel
kerja harian seperti pada langkah-langkah mengelola waktu
- Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.
Anda harus dapat mengatur
waktu untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktu-waktu puncak, jangan
ditunda-tunda. Dengan menunda-nunda anda akan mengacaukan pencapaian
tujuan anda dan mengantar anda pada kegagalan.
- Manfaatkanlah waktu luang
Sebaiknya anda elalu siap
mengantisipasi terjadinya kehilangan waktu seperti mengerjakan
hal-hal yang bermanfaat.
- Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak
Untuk mengantisipasinya,
anda sebaiknya menganalisis apakah tugas mendesak itu penting sekali,
penting atau tidak penting.
- KIAT MANAJEMEN WAKTU
Bagi siapapun, melakukan
manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila kita melewatkan janji
penting dan tenggat waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur karir
dan kehidupan sosial kita. Buntutnya, timbul rasa bersalah,
frustrasi, dan perasaan buruk lain. Berikut tips manajemen waktu yang
tepat dari George Mason University.
- Lakukan survei waktu pribadi.
Untuk mulai mengatur
waktu, kita harus tahu pasti bagaimana kitaa menggunakan waktu.
Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan berapa banyak waktu
yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh
perkiraan akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan
selama satu minggu.
- Perhatikan jadwal harian.
Ada beragam jadwal waktu
yang sesuai dengan kepribadian kita. Begitu kita memutuskan satu gaya
tertentu, langkah berikut adalah membentuknya. Yang paling baik
sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan
setengah jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.
- Jangan menjadi perfeksionis.
Berusahalah agar menjadi
orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada orang yang
sempurna. Kita butuh tujuan yang dapat dicapai dengan kemampuan yang
ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan dan
penundaan
- Belajarlah berkata tidak.
Misalnya, teman dekat
mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, kita tidak tertarik. Tapi, kita
tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan
selayaknya menjadi kebiasaan.
- Belajar menentukan prioritas.
Sangat penting melakukan
prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang telah dicapai.
Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan prioritas bakal
menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan.
- Gabungkan sejumlah aktivitas.
Bila memungkinkan,
gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam
perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk memadukan
aktivitas, tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.
- Adaptasi diri.
Setelah penjadwalan
sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk menyesuaikan
diri. Namun, yang paling penting adalah bagaimana agar upaya ini
dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal
kegiatan pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.
Daftar Pustaka
“ Manajemen
Waktu”
http://www.inspirasiku.blogspot.com
“ Manajemen
Waktu Menurut Para Ahli” http://personality.blogspot.com
“ Manajemen
Waktu Dalam Kehidupan”
http://www.fadlilutfi.wordpress.com